RODO

Klauzula Informacyjna
dla Kontrahentów ib-Polska Sp. z o.o.

Realizując wymogi, w zakresie ochrony danych osobowych wynikające z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, jak również mając na względzie fakt, że prawo do ochrony danych osobowych jest podstawowym prawem każdej osoby, informujemy, że:

Administratorem Danych Osobowych jest ib-Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Czarnowie 76D, 74-105 Nowe Czarnowo, KRS 0000566047, NIP 858-18-53-196, BDO 000488794, 

reprezentowana przez Zarząd. 

1 Ochrona danych osobowych w ramach Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). 

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które gromadzi spółka ib-Polska: 

1. zawierająca umowę z kontrahentem lub współpracując z kontrahentem w oparciu o stałe lub jednorazowe zamówienia – jako samodzielni administratorzy danych osobowych; 
2. jako administrator danych kontaktowych kontrahentów, gromadzonych w ramach bazy kontrahentów spółki („Baza Kontrahentów”).

W niniejszej klauzuli informujemy o sposobach, w jakich dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt na adres e-mail sekretariat@ibpolska.pl

1. Zakres informacji.

W niniejszej klauzuli Spółka informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych i prawnych będących:

(a) dostawcami lub kontrahentami Spółki, 

(b) podwykonawcami dostawców lub kontrahentów Spółki,

(c) wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami, reprezentantami dostawców, kontrahentów lub ich podwykonawców, 

(d) innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z dostawcami lub kontrahentami (łącznie „Państwo” lub „Kontrahenci”). 

2. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych 

3.1 Dane podawane przez Kontrahentów 

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Spółką, mogącą polegać w szczególności na świadczeniu dla Państwa usług lub dostawy towarów lub świadczenia przez Państwa lub organizację przez Państwa reprezentowaną usług lub dostarczaniu towarów do Spółki lub współpracy przez podmioty pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak: 

(a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne, 

(b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL), 

(c) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu, 

(d) stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję, 

(e) posiadane doświadczenie lub uprawnienia, 

(f) numer rachunku bankowego. 

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Spółką, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem oraz Spółką. Dotyczy to również sytuacji, w której Spółka cyklicznie lub jednorazowo zamawia od Państwa towary lub usługi. 

W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio ze Spółką, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym lub może być niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy Państwem a podmiotem trzecim. 

Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości wykonania powyższych działań przez Spółkę (przykładowo, niepodanie danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji lub wystawienia faktury). 

Dane kontaktowe Kontrahentów wskazane w pkt a-f będą przetwarzane przez Spółkę ib-Polska, jako administratora danych dla celów tworzenia „Bazy Kontrahentów”. 

3.2 Dane zbierane z innych źródeł 

Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach. 

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do obsługi współpracy oraz kontaktu z Kontrahentem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu lub zmianie danych kontaktowych. 

Możemy pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Kontrahentów od Kontrahentów, którzy dostarczyli Spółce takie dane w celu obsługi współpracy pomiędzy Kontrahentem a Spółką. 

3. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych 

4.1 Podstawy prawne przetwarzania danych Przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy: 

(a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką lub do podjęcia określonych czynności przed zawarciem umowy, np. przygotowania projektu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); 

(b) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych Spółki lub wprost nakazuje to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa; 

(c) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością. Takimi uzasadnionymi interesami są: 

(I) umożliwienie Spółkom kontaktu z Kontrahentami oraz obsługi danej umowy; 

(II) wykorzystywanie danych kontaktowych Kontrahentów w ramach Bazy Kontrahentów; 

(III) przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych; 

(IV) zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej;

(V) prowadzenie procesów audytu wewnętrznego w Spółce ib-Polska; 

(VI) ustalanie lub dochodzenie przez Spółkę współpracującą z Kontrahentem roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami; 

(VII) weryfikacja wiarygodności Kontrahenta; 

(VIII) weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach. 

4.2 Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów 

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione podstawowe cele, jakie realizują Spółki poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarzają:

Cel przetwarzania	Okres przetwarzania
Wypełnianie zobowiązań umownych	Okres trwania umowy pomiędzy Kontrahentem oraz Spółką
Wymiana danych kontaktowych o Kontrahentach	Do momentu wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przez Kontrahenta
Przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości i ustawy – Ordynacja podatkowa	Okres wskazany we właściwych przepisach prawa – co do zasady są to okresy 5-letnie, liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło np. wystawienie faktury

Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Spółkę: 

(a) dla celów ustalania lub dochodzenia przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 3 lata od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia oraz 

(b) w celach wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych – przez odpowiednie okresy wskazane w umowach oraz we właściwych przepisach regulujących udzielanie dofinansowania – co do zasady są to okresy 5-letnie. 

4. Przekazywanie danych osobowych innym odbiorcom 

5.1 Przekazywanie danych osobowych – ib-Polska możemy przekazywać dane osobowe innym podmiotom i dotyczy to następujących sytuacji:

(a) udostępniania dokumentacji upoważnionym komórkom audytu w Spółce ib-Polska w celach prowadzenia tego audytu; 

(b) świadczenia usług na rzecz Spółki przez inne spółki w związku z obsługą systemów informatycznych używanych do przetwarzania danych osobowych. 

5.2 Przekazywanie danych osobowych poza Spółkę ib-Polska

Dane mogą być przekazywane odbiorcom spoza Spółki ib-Polska. Takimi odbiorcami są: 

(a) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak: 

1. podmioty świadczące usługi wsparcia informatycznego dotyczącego systemów lub narzędzi informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych lub podobne usługi, 
2. podmioty świadczące usługi w zakresie kadry i obsługi księgowej, 
3. podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów, 
4. podmioty świadczące usługi przygotowywania oraz wysyłki korespondencji. Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać 

Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę i nie będzie wykracza

poza zakres celów wskazanych w pkt 4. 

Spółka ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą prawa do przeprowadzania czynności kontrolnych oraz odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność. 

(b) inni administratorzy danych osobowych, tacy jak: 

1. podmioty udzielające lub rozliczające dofinansowania ze środków publicznych (w przypadku, gdy współpraca z Kontrahentem ma na celu realizację projektu, na który zostało udzielone dofinansowanie ze środków publicznych), 
2. podmioty uczestniczące w procesie ubezpieczania transakcji, 
3. Biuro Informacji Gospodarczej, 
4. instytucje finansowe uczestniczące w procesie realizacji i rozliczenia umowy, 
5. dostawcy usług kurierskich lub pocztowych, 
6. podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne, 
7. inni Kontrahenci lub podwykonawcy uczestniczący w procesie wykonywania umowy, 
8. inne osoby w ramach organizacji danego Kontrahenta lub podwykonawcy. 

5.3 Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy 

Dane osobowe przekazywane podmiotom spoza Spółki ib-Polska mogą być również przetwarzane w kraju znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”), który obejmuje państwa członkowskie UE, Islandię, Liechtenstein i Norwegię. Państwa dane mogą zostać przesłane poza EOG 

1. klientowi, dostawcy lub kontrahentowi Spółki, jeżeli wymaga tego realizacja obowiązków na podstawie umowy zawartej pomiędzy spółką ib-Polska a Kontrahentem lub 
2. podmiotom będących dostawcami systemów informatycznych oraz usług hostingowych. Jeżeli Państwa dane osobowe zostaną przekazane poza EOG, Spółki wprowadzą odpowiednie zabezpieczenia w celu zapewnienia, że takie przekazywanie jest przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi zasadami ochrony danych. 

Aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, Spółka może przykładowo skorzystać z umowy o powierzenie przetwarzania danych z odbiorcą na podstawie standardowych klauzul ochrony danych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub zapewnić, że przeniesienie nastąpi na teren jurysdykcji, która jest przedmiotem decyzji Komisji Europejskiej w sprawie odpowiedniej ochrony danych osobowych. 

Mogą Państwo także poprosić o dodatkowe informacje w zakresie przekazywania danych poza EOG i uzyskać kopię odpowiedniego zabezpieczenia, korzystając ze swoich praw określonych w punkcie 6.

5. Prawa przysługujące Kontrahentom i korzystanie z nich 

Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie. 

Spółka niezwłocznie skoryguje takie informacje. Ponadto, mają Państwo prawo do: 

1. wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółka uzyska taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem); 
2. żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO; 
3. żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO; 
4. wyrażenia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Spółki lub strony trzeciej; 
5. przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółce w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności. 

Spółka będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania. 

W odpowiedzi na Państwa żądanie Spółka może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Spółce lepiej zrozumieć sytuację. Spółka dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione. 

6.2 Korzystanie z przysługujących Państwu praw 

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość za pomocą poczty elektronicznej na adres sekretariat@ibpolska.pl lub wysłać zgłoszenie w formie pisemnej pod adres korespondencyjny – „Ochrona danych – kontrahenci”. 

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu przez Spółki danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). 

6. Aktualizacje klauzuli informacyjnej 

Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu [25.03.2025 r.] i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem. 

Wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną zaktualizowane na stroniewww.ibpolska.pl .

7. Oświadczenie Kontrahenta 

Kontrahent udostępniając swoje dane (niezależnie od formy udostepnienia), oświadcza iż zapoznał się z niniejszą klauzulą oraz ją zaakceptował, tym samym wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych na warunkach w niej ujętych. Ponadto udostępniając dane innych osób zobowiązuję się niezwłocznie udostępnić treść klauzuli informacyjnej wszystkim osobom, których dane osobowe przekazuje Spółce ib-Polska w oparciu o postanowienia niniejszej klauzuli.